מה נוטריון צריך בשביל להעניק שירות טוב גם ללקוחות מחוץ לארץ?
בעוד שעורכי דין מן השורה מציעים בדרך כלל שירותים אך ורק ללקוחות מקומיים, נוטריונים מקיימים יותר קשרים ושיתופי פעולה עם גורמים מחוץ לארץ.
לא מדובר אך ורק בקשרים עם רשויות שונות או מוסדות אלא גם עם לקוחות כאלה ואחרים. להלן נראה מה בדיוק צריך נוטריון בכדי להעניק שירות טוב, יעיל ואיכותי גם ללקוחות מחוץ לארץ.
שליטה באנגלית ברמה גבוהה ביותר
נוטריון חייב להכיר ולשלוט היטב במכלול של חוקים ותקנות ומסמכים. אך זהו לא רק תפקיד שעוסק בתוכן ולא במהות. והמהות כוללת לא רק ניסוח הסכמים אי ביצוע תהליך אימות אלא גם אישור של מסמכים או הצהרות בעלי משמעות רבה. כדי שאפשר יהיה להציע שירות זה ללקוחות מחוץ לארץ, נדרשת שליטה באנגלית ברמה הגבוהה ביותר. לא מספיק לדעת אנגלית "בערך".
אפילו היכולת לגלגל שיחה סבירה איננה מספיקה. לכן, אין פלא שהרבה מאוד נוטריונים לא מוותרים על קורס אנגלית עסקית. כך מגיעים לשליטה טובה ברובד מקצועי של השפה, המשמש אנשי עסקים, עורכי דין בכירים ונוטריונים גם יחד.
יש לציין כי קורס אנגלית עסקית יהיה חיוני במיוחד עבור משרד נוטריונים שמציע בין שירותיו השונים תרגום נוטריוני. תרגום מסוג זה חייב להיות מנוסח לעילא, תוך שימת לב לנוסח המשפטי, לכללי הדקדוק ולאופי עשיית העסקית והחוזים בארץ וגם – מעבר לים.
היכרות עם מסמכים שונים מחו"ל
אחד התפקידים החשובים של נוטריון הינו אימות חתימה. אימות נוטריוני עשוי להידרש ללקוחות מחוץ לארץ המגיעים לארץ ואך ללקוחות ישראלים המגיעים לחו"ל. חשוב, אם כן, שנוטריון יהיה מצויד לא רק בכלים שנותן קורס אנגלית עסקית אלא גם בידע רחב אודות מסמכים מקובלים בארץ ובחו"ל.
בין היתר, הנוטריון צריך להכיר מסמכי זיהוי מקובלים בחוץ לארץ, שכן במדינות רבות אין כלל מסמך שנקרא תעודת זהות. נוטריון צריך להכיר סוגים שונים של רישיונות נהיגה ודרכונים וכן אמצעי זיהוי נוספים. אימות חתימה עשוי להידרש לא רק במקרה של אנשים בודדים אלא גם לצרכי תאגידים. מכיוון שכך, יש להתמצא בחוקים הנוגעים לעניין זה, בישראל ובחו"ל.
טיפול בייפוי כוח והקשר גיאוגרפי
ישנם מצבים שבהם אדם מסוים או גוף כגון חברה רוצים ליפה את כוחו של צד ג' לפעול מטעמם. נוטריון הוא הישות המקצועית שמורשית לטפל בעניין זה באופן חוקי ומסודר. אך יש סוגים שונים של ייפויי כוח, יש הגבלות שונות על ייפויי כוח ואין זהות מוחלטת לעניין זה בין מה שקורה בארץ לבין מה שקורה בחו"ל.
נוטריון שרוצה להעניק, אם כן, שירות טוב ללקוחות מחוץ לארץ צריך לשלוט בכל הדקדוקים הקשורים לייפויי כוח בהקשר הגיאוגרפי. ייפוי כוח יכול להיות כללי, ייפוי כוח יכול להיות כזה שמתאים רק לפעולות מסוימות. יש ייפויים מוגבלים בזמן וכן הלאה. יש לדעת מהו הנוהג והחוק הנוגע לעניינים אלה בארץ ובחו"ל, לפי העניין.
זמינות במגוון ערוצים ושעות
דבר נוסף שכדאי להקדיש לו תשומת לב זהו הבדלי שעות בין ישראל לבין מדינות בצד השני של כדור הארץ. הבדלי השעות עשויים להקשות על יצירת קשר מטעם לקוחות היושבים בחו"ל. אי לכך, כדאי כי נוטריון ישראלי שרוצה להעניק שירות טוב ללקוחות מחוץ לארץ ישקיע בזמינות במגוון ערוצים.
למשל, כדאי כי ניתן יהיה לפנות לא רק טלפונית אלא גם באמצעות מייל עסקי או וואטסאפ. כמו כן, ראוי כי במקרים דחופים ניתן יהיה להעניק שירות גם בשעות לא מקובלות, כלומר שעות פעילות בחו"ל.